Manual prestator

Acest manual explica folosirea GenDoc de catre contabili, consultanti si firme de servicii care lucreaza pentru mai multi clienti.

• inscriere si aprobare;
• cod de recomandare;
• dashboard prestator;
• firme proprii si firme gestionate;
• selectarea sertarului de lucru;
• generarea documentelor pentru clienti;
• proceduri de achizitii;
• deconturi si OCR/AI;
• consum, billing si remuneratii;
• invitarea clientilor si activarea conturilor;
• solicitari si suport.

1. Te inscrii ca prestator.
2. Astepti aprobarea adminului.
3. Dupa aprobare, primesti codul de recomandare.
4. Achizitionezi credite daca platitorul fluxului are sold insuficient.
5. Adaugi sau selectezi firma pentru care lucrezi.
6. Deschizi Document nou.
7. Completezi fluxul documentului pe sabloanele disponibile.
8. Verifici previzualizarea.
9. Generezi si descarci documentul.
10. Urmaresti consumul si remuneratia in zona dedicata.

Folosesti formularul de inscriere pentru prestatori. Completezi datele cerute despre tine si activitatea ta. Contul ramane in asteptare pana la aprobarea adminului.

Cat timp contul este in asteptare, accesul la fluxurile operationale poate fi limitat.

Dupa aprobare, platforma iti atribuie un cod de recomandare. Codul este folosit pentru:

• inscrierea clientilor recomandati;
• urmarirea consumului venit prin cod;
• calculul remuneratiei, unde este cazul.

Nu modifica manual codul si nu il folosi in afara conditiilor comerciale agreate.

Dashboardul prestatorului te ajuta sa urmaresti:

• codul tau;
• clienti inscrisi sau firme gestionate;
• consumul pe perioada curenta;
• estimari de remuneratie;
• documente recente;
• actiuni rapide.

Dashboardul este zona de sinteza. Pentru lucrul efectiv cu firmele, foloseste Firmele mele, Firma mea, Document nou si Arhiva.

O firma proprie este firma prestatorului. O firma gestionata este firma unui client pentru care prestatorul lucreaza in platforma.

Regula principala: inainte de orice document, verifica firma activa. Datele, documentele, consumul si arhiva se leaga de firma selectata.

In Firmele mele vezi portofoliul gestionat. Foloseste cautarea sau filtrarea pentru a gasi firma corecta.

Pentru fiecare firma, verifica:

• denumirea;
• CUI/CIF;
• statusul;
• accesul tau;
• datele reprezentantilor.

Daca firma lipseste, o poti adauga daca ai dreptul operational sa o gestionezi.

Pentru o firma gestionata, prestatorul poate invita clientul sau poate activa contul acestuia, in functie de fluxul disponibil.

Foloseste aceasta optiune cand clientul trebuie sa intre direct in platforma pentru verificare, descarcare, plata sau lucru independent.

Inainte de generare, confirma ca lucrezi in sertarul corect:

• firma proprie;
• firma client gestionata;
• firma invitata.

O greseala de sertar poate crea documentul in arhiva gresita sau poate produce consum pe platitorul gresit.

In Document nou, cardurile sunt categorii de lucru:

• Contracte chirie;
• Contracte comodat;
• Contract creditare societate;
• Hotarare AGA / Decizie;
• Decont cheltuieli;
• Procedura achizitie.

Alegi categoria, completezi campurile, verifici previzualizarea si generezi documentul final. AI-ul poate ajuta la completare si verificare, dar prestatorul trebuie sa valideze datele pentru client.

Regula este uniforma pentru toate documentele: dupa completarea formularului, platforma creeaza un draft de previzualizare. Prestatorul verifica datele in pagina documentului, revine la editare daca trebuie si apasa Genereaza doar cand documentul este corect. Generarea finala creeaza fisierele si consuma credite conform pretului operatiunii.

Panoul Previzualizare date afiseaza verificarea documentului in trei carduri orizontale pe desktop: firma/beneficiar, persoana sau parte implicata si date specifice documentului. In interiorul fiecarui card, informatia se citeste pe randuri label + continut, nu in coloane compacte, ca valorile lungi sa ramana lizibile. Pe telefon, cardurile se strang pe verticala.

La hotarari AGA si decizii, asociatii trebuie sa fie deja salvati in structura firmei clientului. Daca lipseste un asociat, il adaugi in profilul firmei inainte de generarea documentului, nu direct in formularul hotararii.

Pentru hotarari si decizii, nu lasa articole sau puncte de ordine de zi goale. Daca un repeater optional ramane gol, platforma elimina sectiunea din documentul generat. Numerotarea asociatilor suplimentari este cea din document: 1, 2, 3 si asa mai departe, indiferent de ID-urile interne.

Numarul juridic afisat in hotarare sau decizie este secventa numerica pe firma si tip document. Codul intern de arhiva ramane complet, cu prefix/firma/an/secventa, dar NUMAR_HOTARARE_AGA si NUMAR_DECIZIE_ASOCIAT_UNIC se completeaza cu numarul secvential.

Pentru documentele care cer reprezentantul firmei, reprezentantul trebuie sa fie salvat in profilul firmei ca administrator, reprezentant sau asociat administrator. Nu il adauga direct din formularul documentului.

Prestatorul nu configureaza sabloane sau preturi pentru clientul final. Lucrezi pe sabloanele disponibile in platforma, la preturi prestabilite. Daca un client are nevoie de un document nou, trimiti solicitare de sablon sau automatizare cu detalii si exemple.

Pentru Contracte chirie si Contracte comodat, foloseste modelul cu roluri dinamice. Selectezi firma clientului, alegi daca firma este locator/locatar sau comodant/comodatar si adaugi partile suplimentare pe rolul corect. Pentru cazurile cu mai multi proprietari sau parti mixte PF/Firma, folosesti Adauga parte in sectiunea potrivita, fara sa cauti un sablon separat pentru fiecare combinatie.

Pentru fiecare parte alegi mai intai daca este persoana fizica sau juridica. La persoana fizica selectezi o persoana salvata pe firma clientului sau adaugi una noua. La persoana juridica poti folosi firma curenta sau adauga o firma noua; precompletarea dupa CUI este gratuita cand firma exista deja in platforma si taxabila in credite cand se face cautare online prin OpenAI.

Pentru o procedura de achizitii gestionata de prestator:

1. Selectezi firma clientului.
2. Creezi procedura.
3. Incarci sau completezi reperele.
4. Adaugi ofertantii.
5. Generezi si, daca este cazul, trimiti cererile de oferta.
6. Incarci ofertele primite.
7. Selectezi castigatorul.
8. Generezi documentele finale: PV atribuire, contract, PV receptie, PV acceptanta si garantie.

Pastreaza documentele in procedura pana cand dosarul este complet.

Pentru deconturi, platforma poate citi fisiere prin OCR/AI daca setarile sunt active. Verifica manual fiecare linie extrasa:

• furnizor;
• data;
• suma;
• TVA;
• categorie;
• document sursa.

Nu genera decontul final pana cand datele extrase sunt corecte.

Arhiva contine documentele generate pentru firmele accesibile tie. Foloseste filtrele dupa firma, tip document, status si perioada.

Cand predai documentul catre client, descarca versiunea corecta si verifica daca documentul apartine firmei potrivite.

La modificarea unui document prin inlocuiri, campul Cu ce inlocuiesc poate ramane gol pentru stergere de text. Regenerarea aplica regula si pe textul randat in HTML/DOCX, astfel incat pot fi eliminate si fragmente statice din template, nu doar valori completate in formular.

Pentru campurile procentuale din contracte, hotarari, decizii sau alte template-uri, poti completa doar valoarea numerica. Daca introduci 50, documentul afiseaza 50%; daca introduci deja 50%, documentul pastreaza un singur semn %.

In zonele de billing/remuneratii vezi soldul, achizitiile de credite, consumul si estimarile aferente codului sau portofoliului tau.

Functionalitatea comerciala este:

1. inscriere si aprobare;
2. achizitie credite cu factura la top-up;
3. consum credite pe operatiuni finalizate;
4. calcul remuneratie pe cod, unde regulile comerciale sunt active.

Pachetele stabilite sunt:

• 10 EUR net = 500 credite;
• 20 EUR net = 1100 credite;
• 50 EUR net = 3000 credite.

TVA se adauga peste valoarea neta. Conversia se calculeaza din valoarea neta in EUR impartita la numarul de credite. In pachetul Start, 1 credit = 0,020 EUR net; echivalentul in lei depinde de cursul de facturare, deci nu este un curs fix de 0,20 lei pe credit. Pachetele mai mari includ bonus. Clientii si prestatorii folosesc preturile prestabilite pentru operatiunile disponibile.

Retine:

• remuneratia poate depinde de perioada de billing inchisa;
• documentele generate pentru firme gestionate pot avea platitor diferit fata de documentele proprii;
• sumele finale pot fi confirmate dupa inchiderea perioadei de catre admin;
• operatiunile taxabile sunt setate si consumate in credite in aplicatie; intervalul public de 0.2 lei pana la maxim 0.9 lei este doar echivalent orientativ.

Conturile obisnuite pot trimite recomandari catre admin din formularul fix din dreapta-jos: buguri, probleme de UX, logica de flux, lipsuri din contracte sau functionalitati lipsa. Formularul nu inlocuieste solicitarea de sablon nou si nu creeaza automat task Codex.

Adminul decide daca recomandarea ramane observatie, se respinge sau se transforma in task pentru Codex.

Cand clientul are nevoie de un document nou, trimite o solicitare clara:

• numele documentului;
• scopul;
• exemplu de document;
• campuri care trebuie completate;
• reguli speciale.

Solicitarile clare reduc timpul de analiza si implementare.

• Verifica firma activa inainte de fiecare flux.
• Nu amesteca documentele intre clienti.
• Valideaza datele propuse de AI inainte de generare.
• Foloseste arhiva pentru documentele finale.
• Urmareste consumul si remuneratia periodic.
• Pastreaza comunicarea cu clientul pentru date lipsa sau decizii sensibile.