Manual client final

Acest manual explica folosirea platformei GenDoc din perspectiva unei firme care genereaza documente. Este un ghid operational, organizat pe fluxuri logice de lucru.

• cont si autentificare;
• alegerea firmei active;
• completarea datelor firmei;
• generarea documentelor;
• deconturi si OCR/AI;
• proceduri de achizitii;
• previzualizare, generare si descarcare;
• arhiva documentelor;
• billing, facturi si plati;
• notificari si suport.

1. Intri in cont cu emailul si parola.
2. Achizitionezi credite daca soldul este insuficient.
3. Verifici firma activa sau adaugi firma ta.
4. Deschizi Document nou.
5. Alegi categoria documentului dintre sabloanele disponibile.
6. Completezi datele cerute de flux.
7. Verifici previzualizarea.
8. Apesi Genereaza doar cand documentul este corect.
9. Descarci documentul din pagina lui sau din Arhiva.

GenDoc poate folosi AI pentru precompletare, verificari si citirea unor fisiere, dar utilizatorul trebuie sa verifice datele inainte de generarea finala.

Pentru cont nou, folosesti codul primit de la GenDoc, dintr-o campanie sau de la prestatorul tau. Codul leaga contul de sursa corecta si permite raportarea consumului.

Dupa autentificare, ajungi in aplicatie. Daca sesiunea expira, te autentifici din nou. Nu partaja parola si foloseste o adresa de email pe care o controlezi.

Dashboardul este zona de sinteza. Aici vezi informatii rapide despre cont, consum, documente recente si actiuni importante.

Foloseste dashboardul pentru orientare, nu pentru cautare avansata. Pentru documente generate, foloseste Arhiva. Pentru un document nou, foloseste Document nou.

In Firma mea verifici datele societatii:

• denumire;
• CUI/CIF;
• numar registrul comertului;
• sediu;
• reprezentanti;
• persoane relevante pentru documente.

Completeaza datele cat mai corect. Datele firmei sunt reutilizate in documente, deci o eroare aici se poate propaga in mai multe fluxuri.

In Document nou alegi categoria de lucru. Cardurile sunt generice si te duc spre fluxul potrivit:

• Contracte chirie;
• Contracte comodat;
• Contract creditare societate;
• Hotarare AGA / Decizie;
• Decont cheltuieli;
• Procedura achizitie.

La click pe o categorie, GenDoc deschide fluxul existent pentru acel tip de document. Completezi campurile pas cu pas si verifici recomandarile sau validarile afisate.

Regula este aceeasi pentru toate documentele: formularul creeaza mai intai o previzualizare/draft. Din pagina de previzualizare verifici datele, revii la editare daca este nevoie si apesi Genereaza doar cand documentul este corect. Generarea finala creeaza fisierele DOCX/PDF si poate consuma credite.

Clientul final nu configureaza sabloane sau preturi. Lucrezi pe sabloanele disponibile in platforma, la preturi prestabilite.

Daca ai nevoie de un document care nu exista in catalog, trimiti o solicitare de sablon nou sau automatizare. In solicitare explici documentul, contextul, campurile necesare si atasezi un exemplu daca exista.

Pentru contracte, fluxul normal este:

1. Alegi firma.
2. Alegi rolul firmei in contract.
3. Adaugi partile implicate pe rolurile corecte.
4. Completezi datele contractului.
5. Verifici valorile, datele si partile.
6. Creezi previzualizarea.
7. Generezi documentul final doar dupa verificare.

La contractele de chirie si comodat, GenDoc foloseste modele cu roluri dinamice. Asta inseamna ca nu alegi un sablon separat pentru fiecare combinatie PF/Firma. Alegi rolul firmei selectate, apoi adaugi una sau mai multe parti pe fiecare rol: locatori/locatari pentru chirie sau comodanti/comodatari pentru comodat.

Daca exista mai multi proprietari sau mai multe parti pe acelasi rol, folosesti butonul Adauga parte. Pentru fiecare parte alegi daca este firma sau persoana fizica si daca datele vin din firma selectata, dintr-o persoana salvata sau se completeaza manual.

Pentru o persoana fizica poti selecta persoane deja corelate cu firma: asociati, administratori, reprezentanti sau creditori salvati. Pentru o persoana juridica poti folosi firma curenta sau poti adauga o firma noua. La firma noua, datele se pot completa manual sau automat dupa CUI: daca firma exista deja in platforma, preluarea nu consuma credite; daca este cautata online prin OpenAI, operatiunea consuma credite conform pretului setat de admin.

Previzualizarea este folosita pentru control. Generarea finala creeaza documentul si poate consuma credite conform preturilor prestabilite ale operatiunii.

Pentru hotarari AGA sau decizii, verifica structura firmei inainte de generare. O firma cu mai multi asociati foloseste, de regula, flux de hotarare AGA. O firma cu asociat unic foloseste decizie.

Asociatii folositi in hotarari si decizii trebuie sa fie deja inregistrati in profilul firmei. Nu adauga asociati direct din formularul documentului; daca lipseste un asociat, mergi intai la firma, completeaza datele lui si apoi reia generarea.

Reprezentantul firmei din documente trebuie sa fie si el salvat in profilul firmei ca administrator, reprezentant sau asociat administrator. Daca lipseste, il adaugi in profilul firmei inainte de generare.

Pentru o hotarare AGA cu mai multi asociati, formularul afiseaza cate un container pentru fiecare asociat existent si il preselecteaza distinct. Articolele hotararii se completeaza intr-o lista repetabila, cu un articol initial si buton de adaugare. Punctele pe ordinea de zi sunt tot repetabile, dar nu sunt obligatorii.

La generare, sectiunile optionale ramase goale nu se afiseaza in hotarare sau decizie. Asociatii suplimentari sunt numerotati dupa ordinea reala din document, nu dupa ID-ul intern al persoanei din baza de date.

Numarul afisat in hotarare sau decizie este secventa numerica a documentului pentru firma si tipul documentului. Codul complet de arhiva poate include prefix, firma si an, dar placeholder-ele juridice NUMAR_HOTARARE_AGA si NUMAR_DECIZIE_ASOCIAT_UNIC folosesc doar numarul secvential.

In campurile procentuale poti introduce valoarea cu sau fara semnul %. De exemplu, 40 si 40% vor fi afisate in document ca 40%; aplicatia nu dubleaza semnul daca l-ai introdus deja.

Verifica:

• data documentului;
• calitatea persoanelor;
• obiectul deciziei;
• semnaturile si datele firmei.

Pentru decont:

1. Deschizi fluxul Decont cheltuieli.
2. Incarci bonuri sau facturi, daca fluxul cere fisiere.
3. Verifici datele citite automat.
4. Corectezi manual liniile gresite.
5. Creezi previzualizarea.
6. Generezi decontul final doar dupa verificare.

Cand OCR/AI este activ, platforma poate extrage date din fisiere. Verifica mereu furnizorul, data, suma, TVA-ul si categoria cheltuielii.

Procedura de achizitii este un container de documente. Fluxul logic este:

1. Creezi procedura si incarci reperele sau specificatiile.
2. Confirmi lista de produse/servicii.
3. Adaugi ofertantii.
4. Generezi cererile de oferta.
5. Incarci ofertele primite.
6. Alegi castigatorul.
7. Generezi PV atribuire.
8. Generezi contractul.
9. Generezi PV receptie, PV acceptanta si garantia, unde este cazul.

Pastreaza procedura deschisa pana cand toate documentele necesare sunt generate si descarcate.

Previzualizarea iti arata draftul documentului. Foloseste-o pentru verificare. Panoul de verificare afiseaza datele in trei carduri orizontale: firma/beneficiar, persoana sau parte implicata si date specifice documentului. In fiecare card, datele sunt afisate pe randuri label + continut, ca valorile lungi sa nu iasa din container. Pe telefon, cardurile se strang pe verticala.

Generarea finala:

• creeaza documentul final;
• salveaza versiunea;
• poate crea eveniment taxabil;
• permite descarcarea PDF/DOCX/HTML, in functie de document.

Nu genera documentul final daca observi date lipsa, parti gresite sau sume incorecte.

In Arhiva gasesti documentele generate. Poti filtra dupa:

• firma;
• tip document;
• status;
• perioada;
• cuvinte cheie.

Din arhiva poti deschide detaliul documentului si descarca fisierele disponibile.

Daca folosesti modificarea prin inlocuiri, campul Cu ce inlocuiesc poate ramane gol. In acest caz textul cautat este eliminat din versiunea regenerata, inclusiv cand textul provine din template-ul randat, nu doar din datele completate in formular.

In Billing vezi soldul de credite, achizitiile, facturile si consumul. Functionalitatea comerciala este:

1. inscriere;
2. achizitie credite cu factura la top-up;
3. consum credite pe operatiuni finalizate.

Pachetele stabilite sunt:

• 10 EUR net = 500 credite;
• 20 EUR net = 1100 credite;
• 50 EUR net = 3000 credite.

TVA se adauga peste valoarea neta. Conversia se calculeaza din valoarea neta in EUR impartita la numarul de credite. In pachetul Start, 1 credit = 0,020 EUR net; echivalentul in lei depinde de cursul de facturare, deci nu este un curs fix de 0,20 lei pe credit. Pachetele mai mari includ bonus, deci costul efectiv pe credit scade.

In aplicatie, operatiunile taxabile sunt exprimate si consumate in credite. Intervalul public de 0.2 lei pana la maxim 0.9 lei per operatiune este doar echivalent orientativ, dependent de pachet si cursul de facturare. Daca exista intrebari despre un consum, noteaza documentul, data si operatiunea si contacteaza suportul.

In centrul de notificari vezi mesaje despre documente, cont, facturi sau actiuni importante. Marcheaza mesajele ca citite dupa ce le-ai verificat.

Utilizatorii obisnuiti care nu sunt conturi de test pot trimite recomandari catre admin din formularul fix din dreapta-jos. Formularul este separat de solicitarea de sablon nou si este folosit pentru buguri, lipsuri de functionalitate, probleme de UX, probleme de logica flux sau lipsuri observate in contracte.

Recomandarea nu devine automat task de dezvoltare. Adminul o analizeaza, o poate respinge, o poate marca analizata sau o poate transforma in task Codex.

Daca ai nevoie de un document nou, foloseste fluxul de solicitare template/automatizare. Aceasta solicitare nu creeaza automat un pret sau un sablon in contul tau; ea ajunge la analiza. Include:

• ce document iti trebuie;
• un exemplu, daca exista;
• contextul folosirii;
• campurile care trebuie completate.

Cu cat solicitarea este mai clara, cu atat poate fi analizata mai repede.

• Verifica datele firmei inainte de primul document.
• Nu genera final documente neverificate.
• Pastreaza fisierele sursa ale procedurilor de achizitii.
• Verifica orice informatie extrasa automat prin OCR/AI.
• Foloseste arhiva pentru descarcari, nu fisiere salvate local in versiuni vechi.
• Cere suport cand un document necesita analiza juridica, fiscala sau operationala specializata.